10 phím tắt bàn phím ‘bất hủ’ cho Word và Excel

Đối với người dùng phần mềm văn phòng Word và Excel, công việc chính của họ là nhập văn bản hay số liệu nên việc gặp lỗi khi gõ là một vấn đề thường xuyên. Hai phím tắt mà bạn thường phải sử dụng nhất để “hoàn tác” hay “khôi phục” lại thao tác vừa thực hiện trong các phần mềm này là Undo và Redo, lần lượt là các tổ hợp phím tắt bàn phím Ctrl-Z và Ctrl-Y.

1. Undo và Redo

Biểu tượng Ribbon của các phím tắt này nằm trên thanh Quick Access Toolbar. Trong Word và Excel, nút Undo được mô tả bằng một mũi tên cong chỉ về bên trái, còn nút Redo có biểu tượng mũi tên chỉ về bên phải nhưng hơi khác nhau giữa Word và Excel.

Nhấn phím Alt để truy xuất vào các biểu tượng trên thanh Ribbon.

2. Find & Replace 

Việc chỉnh sửa sẽ trở nên tiện lợi hơn nếu sử dụng các tổ hợp phím tắt bàn phím Ctrl-F để tìm kiếm (Find) và Ctrl-H để thay thế (Replace). Các phím tắt để truy xuất nhanh đến tính năng Find trên thanh Ribbon là Alt-H-F-D-F để vào trình đơn Home > Find > Find, sử dụng cho cả Word và Excel. Trong khi đó, tính năng Replace trong Word có thể được truy xuất bằng phím tắt Alt-H-R để vào trình đơn Home > Replace, còn trong Excel là Alt-H-F-D-R để vào trình đơn Home > Find > Replace.

Biểu tượng nút Undo, Redo cùng với Find & Replace nằm trên thanh Ribbon.

3. Cut, Copy, Paste

Bạn có thể cắt, sao chép và dán một từ hay cụm từ bằng cách sử dụng các phím tắt Ctrl-C để sao chép, Ctrl-X để cắt và sau đó Ctrl-V để dán. Các phím tắt Ribbon để sao chép là Alt-H-C để vào trình đơn Home > Copy trong Word, hay Alt-H-C-C để vào Home > Copy > Copy trong Excel; trong khi đó tổ hợp phím Alt-H-X để vào trình đơn Home > Cut. Tổ hợp phím tắt để dán trong Word là Alt-H-V-K để vào trình đơn Home > Paste > Keep Source Formatting trong Word, và Alt-H-V-P để vào Home > Paste > Paste trong Excel. Lưu ý là Excel cung cấp thêm lên đến 14 tùy chọn Paste trong khi Word chỉ cung cấp 4 tùy chọn (Keep Source Formatting, Merge Formatting, Keep Text Only và Paste Special).

4. Select, Select All

Một phím tắt khác cũng thường được sử dụng với các lệnh Cut, Copy, Paste là Ctrl-A, dùng để chọn toàn bộ tài liệu, bảng tính hay tập tin (Select All). Trên thanh Ribbon, bạn có thể dùng tổ hợp phím Alt-H-S-L-A để truy xuất vào trình đơn Home > Select > Select > Select All. Tuy nhiên, nếu không muốn chọn tất cả trong Word, bạn có thể đặt con trỏ chuột vào bất kỳ từ nào và nhấn đúp vào để chọn riêng từ đó, hoặc nhấn 3 lần để chọn toàn bộ đoạn văn bản có chứa từ đó. Trong Excel, hãy đặt con trỏ chuột vào bất kỳ ô dữ liệu nào và nhấn đúp vào đó để chỉnh sửa nội dung của ô được chọn.

Bạn có thể kết hợp phím tắt Select/Select All cùng với các nút Cut, Copy và Paste trên thanh Ribbon.

5. Print & Print Preview

Thao tác in ấn trong Word và Excel rất đơn giản. Một số người dùng trước khi in ra giấy thường có thói quen chọn lệnh Print Preview để xem trước cách bố cục của toàn bộ tài liệu Word hay bảng tính Excel. Để in, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl-P hay Ctrl-Shift-F12, còn lệnh Print Preview có thể được thực hiện bằng phím tắt Ctrl-F2. Trên thanh Ribbon, bạn có thể dùng tổ hợp phím Alt-F-P để truy xuất vào cả trình đơn File > Printvà Print Preview bởi vì trước khi chọn lệnh Print thì cửa sổ Print Preview sẽ hiển thị trước.

Lệnh Print Preview dùng để xem tài liệu/bảng tính trước khi thực hiện lệnh Print để in.

6. GoTo 

Tính năng GoTo sẽ giúp bạn đi đến một địa chỉ ô cụ thể trong Excel hay đi đến một trang cụ thể trong Word. Bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl-G hay phím F5, hoặc sử dụng các phím tắt trên thanh Ribbon là Alt-H-F-D-G để vào trình đơn Home > Find > GoTo, bạn có thể mở nhanh hộp thoại để nhập địa chỉ ô hoặc trang cần di chuyển nhanh đến.

Tính năng GoTo có thể đưa bạn đến một ô bảng tính hay một trang tài liệu cụ thể.

7. Home 

Trong Word, phím Home sẽ di chuyển con trỏ chuột về đầu dòng hiện tại còn tổ hợp phím Ctrl-Home sẽ di chuyển con trỏ chuột về đầu tài liệu. Trong khi đó, khi nhấn phím Home trong Excel, bạn sẽ có thể di chuyển nhanh con trỏ chuột về ô đầu tiên của một dòng và tổ hợp phím Ctrl-Home sẽ di chuyển con trỏ chuột về vị trí ô đầu tiên trong bảng tính là ô A1.

8. Ctrl

Trong Word, khi nhấn tổ hợp phím Ctrl-mũi tên về bên phải, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột qua phải một từ. Ngược lại, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột qua trái một từ khi nhấn tổ hợp phím Ctrl-mũi tên bên trái.
Trong khi đó, các tổ hợp phím Ctrl-mũi tên lên trên và Ctrl-mũi tên xuống dưới sẽ có chức năng di chuyển con trỏ chuột lên hoặc xuống mỗi lần một đoạn văn bản. Ngoài ra, bạn có thể dùng các phím Ctrl-Page Down và Ctrl-Page Up để di chuyển con trỏ chuột xuống hoặc lên mỗi lần một trang văn bản.
Đối với người dùng Excel, thao tác nhấn phím Ctrl kết hợp với các mũi tên điều hướng sẽ có chức năng tương tự với khi nhấn phím End cùng các mũi tên, dùng để di chuyển đến ô không trống (có chứa dữ liệu) kế tiếp. Các tổ hợp phím Ctrl-Page Up và Ctrl-Page Down sẽ giúp bạn di chuyển lướt qua lần lượt các thẻ của từng bảng tính (worksheet), trong đó Page Up để di chuyển từ trái qua phải còn Page Down theo chiều ngược lại.

9. Shift

Khi đang soạn thảo tài liệu Word, bạn có thể dùng phím Shift kết hợp với phím End để đánh dấu khối văn bản từ vị trí con trỏ chuột đến cuối dòng, hay tổ hợp phím Shift-Home để đánh dấu từ con trỏ chuột về đầu dòng.
Các phím Shift-End-mũi tên xuống sẽ mở rộng thao tác đánh dấu khối đến dòng kế tiếp trong khi phím Shift-Home-mũi tên lên sẽ đánh dấu theo chiều ngược lại.
Các phím tắt Shift-Page Up và Shift-Page Down sẽ di chuyển con trỏ chuột lên hoặc xuống một màn hình mỗi lần (khoảng một phần ba của trang). Đối với Excel, các phím Shift-End-mũi tên xuống và Shift-End-mũi tên lên dùng để đánh dấu các ô kể từ vị trí con trỏ chuột xuống hoặc lên một khối các dòng dữ liệu.
Các phím Shift-End-mũi tên qua phải và Shift-End-mũi tên qua trái dùng để đánh dấu tính từ vị trí con trỏ chuột qua phải hoặc qua trái một khối dữ liệu. Bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím Shift-Home để đánh dấu từ vị trí con trỏ chuột trở về ô đầu tiên của bất kỳ dòng nào, cho dù các ô có hay không có chứa dữ liệu.

10. End

Phím End trong phần mềm Word dùng để di chuyển con trỏ chuột về cuối dòng còn tổ hợp phím Ctrl-End để di chuyển đến cuối tài liệu. Trong Excel, phím End có nhiều chức năng hơn. Khi đang ở trong chế độ Edit Mode, phím này sẽ di chuyển con trỏ chuột về cuối dòng nội dung của ô. Đối với toàn bộ bảng tính, phím End có thể kết hợp với các phím mũi tên để điều hướng đến những vị trí xác định.