HƯỚNG DẪN TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG TRÊN WORD 2003 VÀ WORD 2013

       Chắc các bạn đã từng làm nhiều bài tiểu luận, chuyên đề tốt nghiệp đến luận văn,.. và một phần không kém quan trọng đó là mục lục. Nó mang ý nghĩa tóm tắt và xác định vị trí nội dung văn bản dưới hình thức bằng số trang trong toàn văn bản. Hình thức như hình dưới đây.

     Việc tạo mục lục tự động là cần thiết vì tiện lợi trong cập nhật và sửa đổi.
*** Hướng dẫn tạo mục lục tự động trên Word 2003
B1: Soạn thảo nội dung văn bản và đánh chỉ mục như 1.1, 1.2, … 2.1, 2.2.. hoàn tất thì chuyển sang bước 2
B2: Vào View –> Outline hoặc bấm vào biểu tượng dưới gốc phải chân văn bản chọn Outline View

B3: Tại đây bạn hãy bắt đầu tạo các level ( Các mục cha, mục con, mục cháu, ..)  cho phù hợp.

LEVEL 1: Là những phần mục có tính tổng quat nhất. VD: Phần mở đầu, Phần nội dung, Phần kết luận, Tài liệu tham khảo, Các phụ lục, …
LEVEL 2: Là những mục thuộc con của LEVEL 1. VD: Chương 1, Chương 2,.. Chương n.
LEVEL 3: Là những mục thuộc con của LEVEL 2. VD: 1.1. Cơ sở lý luận; 1.2. Thực trạng; 1.3. Giải pháp; …vv..
Thông thương các sản phẩm khoa học chỉ được làm đến LEVEL 5
Làm sao để chọn được level? Các bạn chỉ việc tick vào ô level như hình trên rồi chọn. Chú ý là chọn xong hay lưu lại để nó có hiệu lực.
VD: Xem ví dụ như hình sau:

B4: Xem trước tạo các LEVEL đã đúng hay còn sai thông qua lượt đồ tài liệu. ( Hãy chuyển qua chế độ
– Vào View/ Document Map

– Quan sát góc bên trái sẽ phát hiện ra lỗi sai. VD: Sai vì mục này không thuộc level nào cả (nội dung chịn là thừa). Sai do chọn nhầm hoặc đo định dạng tự động của word.

– Để sửa lỗi này ta quay lại B2 và tìm đến văn bản đã nhọn nhầm LEVEL và chọn cho nó là Body text

Lưu lại và xem kết quả trên Document map

B5: Chèn Document map làm mục lục tự động
– Chọn một trang tạo mục lục riêng
– Vào Insert/ Reference/ Index and Tables và làm như HD trong hình

Bấm OK để xem kết quả.
*** Trường hợp có sửa đổi bổ sung thêm văn bản vào phần nội dung sẽ làm lệch số trang khi đó hãy cập nhật lại mục lục như sau
– Chọn mục lục sau đó click phải chọn Update field

– Một hộp thoại hiện ra

+ Nếu chọn: Update page numbers only – Tức là chỉ cập nhật lại số trang
+ Nếu chọn: Update entrie table – Tức là vừa cập nhật thêm Level (các chỉ mục) và số trang tương ứng.
*******
HD tạo mục lục tự động trên Word 2013 ( word 2007 hay 2010 cũng tương tự)
B1: – Trong phần word 2013 vào tab View/ Outline

B2: Chọn Level tương tự như word 2003 như đã HD ở trên
B3: Xem Document Map để bổ sung hoặc sửa lỗi
– Tương tự vào View/ Navogation pane

– Với Word 2013 ta có thể xem dạng cả một trang bằng cách chọn tab PAGES
B4: Chèn Document map ( HEADINGS) làm mục lục
– Vào tab REFERENCES/ TABLE OF CONTENTS để chọn một kiểu phù hợp ( nếu chọn cách này máy sẽ tự động chọn level)

– Để chọn level theo ý thì chọn COSTUM TABLE OF CONTENTS

– Một hộp thoại hiện ra

B5: Cập nhật ( xem HD trong hình và tương tự Word 2003 như đã HD ở trên)

nhatthienkt’s Blog Chúc các bạn thành công!